Phần mềm đóng gói hay phát triển riêng: chọn thế nào cho đúng?

Đây là ngã rẽ đầu tiên của gần như mọi dự án công nghệ trong doanh nghiệp. Chọn sai không phải là thảm họa, nhưng sẽ khiến bạn trả giá bằng tiền hoặc bằng thời gian — thường là cả hai.

Ưu và nhược của phần mềm đóng gói

Phần mềm bán sẵn hoặc thuê bao theo tháng có những lợi thế khó chối cãi: dùng được gần như ngay lập tức, chi phí ban đầu thấp, được nhà cung cấp cập nhật và vá lỗi liên tục, có cộng đồng người dùng để hỏi khi vướng.

Đổi lại, bạn phải chấp nhận quy trình mà nhà cung cấp thiết kế. Với những nghiệp vụ đã chuẩn hóa cao — kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký số, email — điều đó hoàn toàn hợp lý. Với phần nghiệp vụ đặc thù tạo nên lợi thế cạnh tranh của bạn, việc phải uốn theo phần mềm có thể xóa mất chính lợi thế đó.

Cũng cần tính tới chi phí dài hạn: phí thuê bao theo đầu người, nhân với số năm sử dụng, đôi khi vượt xa chi phí phát triển một hệ thống riêng.

Ưu và nhược của phần mềm phát triển riêng

Phần mềm viết riêng bám sát đúng cách bạn làm việc, tích hợp được với những hệ thống bạn đang dùng, và không có chức năng thừa gây rối cho người dùng. Quan trọng hơn, bạn sở hữu mã nguồn — muốn sửa lúc nào, thuê ai sửa cũng được.

Nhược điểm là thời gian và tiền. Bạn phải chờ vài tuần tới vài tháng mới có sản phẩm dùng được, phải tham gia vào quá trình xác định yêu cầu, và phải tính tới chi phí bảo trì về sau. Một hệ thống viết riêng bị bỏ mặc không bảo trì sẽ trở thành gánh nặng chỉ sau hai đến ba năm.

Khung quyết định thực tế

Hãy tự trả lời bốn câu hỏi sau cho từng nghiệp vụ, chứ không phải cho cả doanh nghiệp một lần:

1. Nghiệp vụ này có phải là thứ tạo lợi thế cạnh tranh cho bạn không? Nếu có, nghiêng về viết riêng. Nếu là nghiệp vụ hậu cần thuần túy, mua sẵn.
2. Trên thị trường có sản phẩm đáp ứng được ít nhất 80% nhu cầu không? Nếu có, hãy dùng nó và chấp nhận điều chỉnh 20% còn lại bằng quy trình, thay vì viết mới toàn bộ.
3. Chi phí thuê bao trong ba năm là bao nhiêu? So sánh con số đó với chi phí phát triển cộng bảo trì ba năm. Câu trả lời thường bất ngờ khi số người dùng lớn.
4. Dữ liệu này có nhạy cảm hoặc bắt buộc lưu trong nước không? Nếu có ràng buộc pháp lý hoặc yêu cầu bảo mật cao, phương án tự triển khai có thể là bắt buộc.

Phương án thứ ba thường bị bỏ quên

Trong nhiều trường hợp, lựa chọn tốt nhất không phải mua hẳn cũng không phải viết hẳn, mà là dùng nền tảng sẵn có rồi mở rộng phần đặc thù. Ví dụ: dùng phần mềm kế toán chuẩn cho sổ sách, viết riêng một hệ thống nhỏ cho khâu đặc thù, rồi nối hai bên bằng API. Cách này giữ được chi phí thấp của giải pháp đóng gói và sự vừa vặn của giải pháp riêng.

Lời khuyên cuối

Đừng để quyết định này bị chi phối bởi bên bán. Một đơn vị chỉ bán phần mềm đóng gói sẽ luôn nói bạn nên mua; một công ty gia công phần mềm sẽ luôn nói bạn nên viết riêng. Hãy tìm tư vấn sẵn sàng nói “việc này bạn không cần thuê chúng tôi” — đó là dấu hiệu của lời khuyên đáng tin.